Checklist pour réussir votre installation dans de nouveaux bureaux

Avant l’installation

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Choisir le lieu adapté

• Vérifier l’accessibilité en transports (tram, gare, vélo)
• Évaluer la proximité des services (restaurants, banque, commerces)
• Visiter plusieurs options de bureaux (partagés, fermés, flexibles)
• Comparer les coûts : loyer, services, charges

Sécuriser le contrat

• Comprendre le type de contrat (bail, prestation de services…)
• Confirmer ce qui est inclus : Internet, ménage, mobilier, domiciliation
• Vérifier les conditions de résiliation et de préavis

Préparer le déménagement

• Faire l’inventaire du matériel à transférer
• Choisir un prestataire de déménagement si nécessaire
• Planifier la date de transfert avec les équipes
• Informer les partenaires, fournisseurs et clients du changement d’adresse

Anticiper les besoins techniques

• Vérifier la qualité de la connexion Internet
• Prévoir l’installation des équipements (PC, imprimantes, écrans)
• Prévoir les systèmes de sauvegarde et de sécurité informatique
• Préparer les accès aux outils cloud et partagés

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Pendant l’installation

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Organiser les espaces

• Définir la répartition des postes
• Installer les équipements individuels (écrans, claviers, chaises)
• Optimiser l’agencement : espaces de travail, réunion, appels, détente

Gérer les accès

• Distribuer les clés ou badges
• Paramétrer les accès au Wi-Fi, imprimantes, casiers, etc.
• Installer la signalétique interne (noms, directions, infos utiles)

Accompagner les équipes

• Rédiger un guide d’usage des nouveaux bureaux
• Organiser une visite d’accueil
• Présenter les règles de fonctionnement (calendrier des salles, tri des déchets, etc.)

Personnaliser l’environnement

• Apporter une touche d’identité (plantes, affiches, objets d’équipe)
• Créer un espace détente agréable
• Mettre en valeur les points forts du lieu (vue, lumière, localisation)

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Après l’installation

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Recueillir les retours

• Organiser un point d’équipe après la première semaine
• Identifier les points à améliorer (mobilier, organisation, bruit, lumière)
• Ajuster si besoin les équipements ou l’aménagement

Mettre à jour les canaux professionnels

• Modifier l’adresse sur le site web
• Mettre à jour Google My Business
• Changer l’adresse dans les signatures email, factures, devis
• Envoyer un message d’information à vos contacts

S’intégrer dans le lieu

• Respecter les règles de vie du lieu (notamment en bureau partagé)
• Participer aux événements communs si proposés
• Créer des liens avec les autres occupants (sans forcer)

Marquer l’installation

• Organiser un café d’équipe ou un apéro de bienvenue
• Communiquer sur les réseaux sociaux (photo, message, article)
• Archiver les étapes du projet pour référence future

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En conclusion

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Réussir son installation dans de nouveaux bureaux c’est préparer, structurer, intégrer et faire vivre le lieu.

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Et si vous choisissez un bureau partagé comme La Ville Monda à Pessac centre, une grande partie de cette checklist est déjà cochée :
✔ mobilier, ✔ Internet, ✔ salle de réunion, ✔ ambiance professionnelle, ✔ vie de quartier.

A bientot !